En la gestió empresarial cal tenir clar durant quant temps cal conservar qualsevol tipus de documentació de la societat (llibres, factures, comptes, actes, contractes…) per a complir amb tota la normativa i evitar ser sancionats.

L´obligació de conservar la documentació d´una empresa variarà en funció de la normativa davant la qual estiguem. Intentarem llançar una mica de llum a tota aquesta diversificació de legislació:

Què diu el Codi de Comerç?

L´article 30 del Codi de Comerç, estableix l´obligació de conservar durant 6 anys els llibres obligatoris (diari, inventari i comptes anuals i en el seu cas, llibre d´actes, registre d´accions nominatives i de socis), així com els no obligatoris (per exemple, el major, els registres d´IVA, etc.), a més de la documentació i justificants en què se suportin les anotacions registrades en els mateixos (factures emeses i rebudes, tiquets, factures rectificatives, documents bancaris, etc.). El terme fixat comença a comptar a partir de l´últim seient realitzat.

Terminis per a conservar la documentació d´una empresa en la normativa tributària

La Llei General Tributària estableix un termini de quatre anys per a desar els arxius. El període comença a comptar des que finalitza el termini voluntari de presentació de cada impost.

No obstant això, en els supòsits de crèdits fiscals (per exemple, bases imposables negatives) es fixa la possibilitat per part de l´Administració de comprovar i requerir la informació necessària referida a aquests períodes ja prescrits, és a dir, en aquests casos existeix obligació de mantenir la documentació.

Per exemple, si un bé s´amortitza en 15 anys, haurà de conservar la seva factura de compra no durant quatre anys, sinó fins als quatre anys següents a l´últim període en què es va aplicar l´amortització, és a dir, durant 19 anys.

La normativa laboral

El termini de prescripció de les infraccions en l´àmbit laboral és de tres anys, mentre que les relacionades amb la seguretat social prescriuen als cinc anys.

La documentació a conservar se circumscriu en matèria de filiació a baixes, justificants de pagaments salarials, contractes de treball o registres de jornada laboral.

L´empresari haurà de conservar els resums mensuals dels registres de jornada durant un període mínim de quatre anys.

La normativa de prevenció del blanqueig de capitals i del finançament del terrorisme

L´obligació genèrica de conservació s´estableix durant un termini de deu anys.

Fundacions i associacions

L´obligació de conservar durant un termini de deu anys els documents o registres que acreditin l´aplicació dels fons en els diferents projectes.

Subvencions, temps per a conservar els documents justificatius

Els justificants bancaris, documents originals justificatius de l´aplicació dels fons rebuts, certificats, etc. cal conservar-los durant el període de justificació de la subvenció. Si la subvenció es finança amb participació de fons europeus, el termini és de 3 anys a partir del 31 de desembre següent a la presentació dels comptes en les quals estiguin inclosos les despeses de l´operació. Les factures han de conservar-se 6 anys. En les subvencions d´immobilitzat, el millor és conservar tota la documentació durant 10 anys. En tot cas, cal consultar les bases de la subvenció, per si disposen el període de conservació dels documents que puguin ser objecte comprovació o control administratiu.

Documents que han de conservar-se durant tota la vida

1. Escriptures de constitució, els estatuts socials.

2. L´elevació d´acords socials.

3. L´atorgament o la renovació de poders.

4. La compravenda de participacions, actius o accions.

5. Les escriptures de dissolució o liquidació.

6. Llibres d´Actes.

D´altra banda, estan les variacions censals, les actes d´inspecció, els llibres de visites, els contractes privats, els documents de préstecs participatius o peces d´accions….

Finalment, la documentació acreditativa de les llicències o autoritzacions de qualsevol tipus (llicències municipals d´obres, de gual…), així com del compliment d´obligacions legals (inspecció tècnica d´edificis, etc.).

Delictes contra la Seguretat Social

L´art. 131 del Codi Penal estableix 10 anys per a conservar la documentació fiscal i laboral relacionada amb delictes contra la Seguretat Social o Hisenda, ja que aquests prescriuen als 10 anys els delictes quan la pena és la presó o inhabilitació per més de 5 anys i menys de 10. Per tant, en un procés penal es podria exigir documentació laboral i fiscal amb 10 anys d´antiguitat.

Documentació que permet exercir drets o fer front a reclamacions

Cal guardar-la tot el temps que sigui necessari per a poder exercir uns certs drets o fer front a eventuals reclamacions. Us recordo alguns terminis de prescripció segons el Codi Civil: 6 anys: accions reals sobre béns mobles; 15 anys: accions personals sense terme especial de prescripció; 20 anys: acció hipotecària; 30 anys: accions reals sobre béns immobles.