Un suplert és una despesa el pagament de la qual correspon al client, que tu avances en el seu nom i que el client et reemborsarà després.

El pagament de taxes, ports o assegurances, entre altres, són un clar exemple de despeses suplertes. En aquests casos, el professional és qui abona l´import a pagar, en nom del tercer, per a poder realitzar els tràmits que el client demandi.

Aquesta despesa suplerta ha d´incloure´s en la factura que emets al client per al seu reemborsament i justificar-se documentalment.

Requisits perquè una despesa tingui la consideració de suplert

Per a considerar una despesa com suplert ha de complir tres requisits:

• Que el justificant de la despesa suplerta porti el nom del client final, i no el de l´empresa que el tramita.

• Que es tingui un comprovant del seu pagament.

• Que s´hagi pagat perquè el client l´ha sol·licitat de manera expressa, verbal o escrita.

Com es facturen els suplerts?

Els suplerts s´inclouen en la factura que s´emet al client com una partida diferent dels honoraris i dels impostos.

A més, el seu import no es tindrà en compte a l´hora de calcular l´IVA repercutit (perquè no formen part de la base imposable) ni tampoc en calcular la retenció d´IRPF si correspon.

Model de factura amb despeses suplertes

Un suplert no representa un servei que el professional ofereix al seu client, per la qual cosa no és ni una despesa ni un ingrés per a l´autònom.

Es facturen sempre de manera separada en la factura, és a dir, en una línia diferent de l´import dels serveis professionals que s´hagin prestat al client, és a dir, no s´ha de sumar la despesa suplerta a la base imposable dels serveis prestats, ja que:

• Els serveis professionals prestats sí que estan subjectes a IVA i IRPF

• La despesa suplerta no està subjecte a IVA i IRPF

Així, la despesa suplerta en una factura apareixerà separat amb el concepte de “suplert” o “quantitat abonada per compte del client”.

D´altra banda, no existeix un model determinat de factura amb suplerts. Qualsevol factura ordinària que contingui la informació habitual, és susceptible d´incloure «despeses de suplert» com a concepte independent dels serveis professionals prestats.

Com comptabilitzar factures amb suplerts

Les despeses suplertes que inclou un professional en les seves factures no són deduïbles per a ell, no obstant això, sí que ho serà per al client final que és qui realment paga.
La factura de suplert que té un professional ha d´anar a nom del client final perquè és qui suporta la càrrega tributària, i, per tant, sí que podria deduir-ho com a despesa.

L´autònom comptabilitzarà la despesa suplerta com una entrada i sortida de diners de caixa pel pagament realitzat, mentre que el client final el comptabilitzarà com una despesa corrent sense impostos, deduint l´import total en el seu compte de pèrdues i guanys del negoci.

Les despeses suplertes i les provisions de fons són el mateix?

Pot succeir que l´autònom rebi, de manera prèvia a la prestació del servei, els diners per a assumir totes aquelles despeses suplertes. Aquests pagaments reben el nom de provisió de fons i es comptabilitzen i registren de forma diferenciada. Igual que els suplerts, representen una despesa atípica per al professional i, com a tal, requereixen un tracte diferenciat.

Concretament, els professionals que actuïn per estimació directa, han de tenir un llibre de registre de provisions de fons i suplerts, per llei. És a dir, un registre de tots aquells imports de les factures que siguin fons i suplerts que han cobrat als seus clients, perquè quedi constant davant una revisió d´Hisenda.

En aquest llibre de registre, ha d´incloure´s les següents dades:

• La data de l´operació.
• El tipus d´operació: si es tracta d´una despesa suplerta o d´una provisió.
• El pagador de la provisió o el perceptor del suplert.
• L´import.