ACCÉS CONTABILUS
Molts negocis tenen la necessitat de generar un gran nombre de factures de manera recurrent i amb petits imports, la qual cosa pot suposar un esforç extra per a la comptabilitat a l´hora de gestionar totes les factures. La factura recapitulativa és una eina perfecta per a aquest tipus de negocis, ja que permet simplificar aquest treball agrupant una sèrie de factures en un únic document.
Què és una factura recapitulativa?
Una factura recapitulativa és una factura que agrupa diverses factures d´operacions de compra o venda amb un mateix emissor o destinatari en el mateix mes natural. Es tracta d´una factura que reuneix totes les operacions que una empresa ha efectuat amb un client o proveïdor i serveix per a comptabilitzar factures agrupades.
Per exemple, si hem emès diverses factures a un client en un període de temps d´un mes, podem fer una factura recapitulativa que reculli tota la informació de les factures emeses durant aquest període de temps. D´aquesta manera, ens estalviem el procés d´emetre una a una les factures al nostre client, podent lliurar-li una única factura que reculli totes les altres,
Per a què serveix una factura recapitulativa?
La factura recapitulativa és una eina extremadament útil per a les empreses que necessiten comptabilitzar un gran nombre d´operacions de compra o venda alhora, la qual cosa permet agilitzar la comptabilitat i reduir esforços en aquest sentit.
Per exemple, suposem que un autònom ven sessions de massatge i té 10 clients que compren cadascun 10 sessions al mes. En lloc d´emetre 100 factures diferents (una per cada sessió), podria emetre una factura recapitulativa per a cada client que cobrís les 10 sessions. D´aquesta manera, ens estalviem el procés d´emetre una a una les factures al nostre client, podent lliurar-li una única factura que reculli totes les altres, la qual cosa agilitzarà la nostra facturació.
Requisits de les factures recapitulatives
Perquè una factura recapitulativa es consideri legal i tingui validesa fiscal, és necessari que es compleixin una sèrie de requisits o condicions.
• Una factura recapitulativa ha d´abastar diverses operacions de compra o venda d´un mateix mes natural.
• Les factures agrupades en una factura recapitulativa han de ser dirigides al mateix client o rebudes del mateix proveïdor.
• Les factures agrupades han de ser d´operacions realitzades en un mateix mes natural. És a dir, no es pot recapitular factures de mesos naturals diferents en una mateixa factura recapitulativa.
• Les factures recapitulatives han d´emetre´s l´últim dia del mes per a usuaris finals en el qual s´han realitzat les operacions. Aquest termini canvia al dia 16 del mes següent si el destinatari és professional autònom o empresa.
• A més, s´han d´anul·lar totes les factures incloses en la factura recapitulativa perquè pugui tenir validesa. Aquestes factures, s´hauran d´annexar a la factura recapitulativa perquè puguin ser comptabilitzats els imports. És important aclarir que, a pesar que les factures que s´inclouen quedin “anul·lades”, s´han de guardar durant els 5 anys següents, ja que Hisenda pot sol·licitar-les.
Quines són les dades obligatòries en una factura recapitulativa?
Una factura recapitulativa, igual que qualsevol altra factura, ha d´incloure una sèrie de dades obligatòries que marca el reglament de facturació perquè pugui considerar-se vàlida legal i comercialment. Les factures recapitulatives tindran les mateixes dades obligatòries que una factura ordinària, però amb unes petites particularitats que et comptem a continuació. Aquests són les dades obligatòries que ha d´incloure una factura recapitulativa:
• Text “factura recapitulativa”, com a indicatiu de manera visible en l´encapçalat.
• Número de factura, amb un número sèrie correlativa si escau.
• Data d´emissió. En les factures recapitulatives, a més, cal indicar el mes natural de les operacions recapitulades.
• Dades fiscals de l´emissor i receptor.
• Línies de facturació. Igual que la línia de concepte en una factura ordinària, una factura recapitulativa inclourà una línia per a cada factura que és recopilada. Et comptem més detalls sobre aquestes línies en el següent apartat.
• Base imposable total. Això és, la suma de totes les bases imposables de les factures recapitulades.
• Impostos i retencions. Això és, l´IVA corresponent, així com la retenció d´IRPF si escau.
• Import total de la factura.
Quina data ha de portar una factura recapitulativa?
Una factura recapitulativa es realitza normalment al final del mes natural en el qual han ocorregut les operacions que es volen agrupar. D´aquesta manera, la data d´una factura recapitulativa pot ser la data de l´última operació o l´últim dia del mes.
No obstant això, en el cas de factures recapitulatives enviades a professionals o empreses, és possible emetre-la passat el mes natural, sempre que es faci abans del dia 16 del mes següent.
Recorda que en les factures recapitulatives, a més, cal indicar el mes natural de les operacions recapitulades.
Es pot fer factures recapitulatives de factures simplificades?
Sí, és possible. Per a poder agrupar diversos tiquets (també dit factura simplificada) en una factura recapitulativa, el procés és el mateix que per a crear una factura que agrupi diverses factures ordinàries. No obstant això, únicament es podrà emetre una factura recapitulativa si l´import total de la factura que agrupa els tiquets no supera els 3.000€.
