La facturació electrònica no és més que la digitalització de les factures que les empreses o treballadors autònoms remeten per a cobrar els productes o serveis prestats. D´aquesta manera, una factura electrònica, igual que la de paper, serveix per a justificar unes certes operacions financeres.

Fins ara la factura electrònica era una opció, però passarà a ser una obligació. L´article 12 de la nova Llei Crea i Creix modifica l´article 2 bis de la Llei de Mesures d´Impuls de la Societat de la Informació, deixant l´apartat 1 d´aquest article tal que així:

Tots els empresaris i professionals hauran d´expedir, remetre i rebre factures electròniques en les seves relacions comercials amb altres empresaris i professionals. El destinatari i l´emissor de les factures electròniques hauran de proporcionar informació sobre els estats de la factura.

Quan és obligatòria la factura electrònica?

La Llei Crea i Creix estableix un període de 6 mesos des de la publicació de la llei per a determinar els requeriments i per al seu desenvolupament reglamentari.

Caldrà esperar per a conèixer quins són els aspectes exactes que caldrà incloure en les factures.

Una vegada que es publiqui el desenvolupament reglamentari:

• Les empreses amb una facturació anual que superi els 8 milions d´euros, tindran un termini d´1 any després de la publicació de la Llei Crea i Creix per a usar la facturació electrònica en els seus processos de treball.

• La resta de les empreses, amb una facturació inferior als 8 milions d´euros, tindran un termini de 2 anys per a adaptar-se a aquesta nova obligació.

Al nostre país estan obligats a emetre factures electròniques els autònoms i els negocis sol quan prestin serveis a les administracions públiques. Aquestes factures s´envien a través de la plataforma electrònica FACeB2B proporcionada pel Ministeri d´Assumptes Econòmics i Transformació Digital.

Així mateix, aquesta plataforma també ofereix serveis perquè les empreses privades puguin remetre factures de manera electrònica en les seves relacions B2B; és a dir amb altres empreses privades.

Com validar la factura electrònica

El Reglament diu que en particular, l´autenticitat de l´origen i la integritat del contingut de les factures electròniques es garanteixen pels següents mitjans:

• Mitjançant signatura electrònica avançada.

• A través d´un intercanvi electrònic de dades (EDI), en els termes definits en l´article 2 de l´annex I de la Recomanació 94/820/CE de la Comissió, de 19 d´octubre de 1994. Això consisteix en la transmissió estructurada de dades, per mitjans electrònics, entre organitzacions.

• Per altres mitjans que hagin estat comunicats a la AEAT prèviament a la seva utilització i que la mateixa hagi validat.

Així que encara que no sigui obligatori que la factura electrònica estigui signada electrònicament, el nostre consell és que ho facis perquè puguis demostrar la seva validesa, arribat el cas.

Requisits de les factures electròniques

Les factures electròniques hauran d´emetre´s a través de solucions tecnològiques i plataformes d´empreses especialitzades. Entre altres aspectes, aquestes solucions hauran de garantir la interconnexió i la inalterabilitat, a més de proporcionar informació sobre l´estat de les factures i permetre descarregar-les, copiar-les o imprimir-les. Ja no bastarà amb remetre-les en PDF per correu electrònic.

• Hauran de complir, en tot cas, el que es disposa en la normativa específica sobre facturació.

• Tant el destinatari com l´emissor de les factures han d´informar sobre els estats de les factures.

• Els destinataris podran sol·licitar durant un termini de 4 anys des de l´emissió de les factures electròniques còpia de les mateixes sense incórrer en costos addicionals.

• El receptor de la factura no podrà obligar al seu emissor a la utilització d´una solució, plataforma o proveïdor de serveis de facturació electrònica predeterminat.

Requisits de les solucions i plataformes de facturació electrònica

• Les solucions tecnològiques i plataformes ofertes per empreses proveïdores de serveis de facturació electrònica als empresaris i professionals hauran de garantir la seva interconnexió i interoperabilitat gratuïtes.

• Les solucions i plataformes de facturació electrònica pròpies de les empreses emissores i receptores hauran de complir els mateixos criteris d´interconnexió i interoperabilitat gratuïta amb la resta de solucions de facturació electrònica.

• Els sistemes i programes informàtics o electrònics que gestionin els processos de facturació i conservin les factures electròniques hauran de respectar els requisits als quals es refereix l´article 29.2.j) de la LGT i el seu desenvolupament reglamentari, això és, hauran de garantir la integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres, sense interpolacions, omissions o alteracions de les quals no quedi la deguda anotació en els sistemes mateixos.

Sancions per no disposar de programes de facturació electrònica

Les empreses i autònoms que no disposin de programes de facturació electrònica estarien constituint una infracció administrativa. Aquesta infracció podria ser sancionada amb una multa de fins a 10.000 euros. La quantia de les sancions s´aplicaria depenent del nombre de persones afectades per la infracció o la continuïtat o persistència d´aquesta conducta infractora.