Tant les empreses com els autònoms hauran d´implementar la factura electrònica en els seus negocis. L´obligació de factura electrònica ja és obligatòria si una empresa ha de facturar a una administració pública. Però ara s´estén tal obligació quan s´emeten factures per a altres companyies o autònoms, no vaig agafar en el cas que la factura s´emeti per al client final.

La factura electrònica és, abans de res, una factura però en aquest cas s´emet i rep en format electrònic. Té els mateixos efectes legals que la factura convencional de paper, la diferència és que la versió digital està condicionada al consentiment del seu destinatari.

Existeixen dos tipus de factures electròniques:

• En format estructurat: amb dades generades automàticament pels sistemes de facturació. En general, en llenguatge XML.

• En format no estructurat: solen emetre´s directament en format PDF, encara que també poden ser escanejades en paper.

L´avantatge d´optar per una factura electrònica estructurada és que simplifica encara més el procés de facturació i estalvia costos.

Requisits que ha de complir la factura electrònica

A efectes legals el contingut d´una factura electrònica ha de ser el mateix que el d´una factura tradicional i complir amb el reglament de facturació vigent. Aquí res canvia ni s´afegeixen ni es lleven camps nous.

Però en el cas de la factura electrònica hem de garantir l´autenticitat de l´origen i la integritat del contingut. Això es pot realitzar mitjançant els mateixos procediments que per a una factura en paper, és a dir, mitjançant controls de gestió que permetin crear la pista d´auditoria fiable que garanteixi la relació entre la factura i el lliurament de béns o prestació de serveis que documenta.

A més en el cas de la factura electrònica la legislació permet tres procediments específics alternatius que garanteixen igualment l´autenticitat de l´origen i la integritat del contingut:

• Mitjançant signatura electrònica, el més utilitzat i conegut. Basta generar una factura amb el nostre programa de facturació, generar un PDF i signar-lo electrònicament per a tenir una factura electrònica.

• Mitjançant intercanvi electrònic de dades (EDI).

• Mitjançant mitjans validats per l´Agència Estatal d´Administració Tributària (AEAT).

Accés a les factures electròniques emeses i creades

A més de tot això la llei té previst que les empreses:

• Han de facilitar l´accés als destinataris per a poder veure, descarregar i imprimir les factures de manera gratuïta.

• Mantenir l´accés a les factures electròniques durant quatre anys, fins i tot quan hagi finalitzat la relació contractual entre tots dos.

Principals beneficis de l´ús de la factura electrònica B2B

L´ús de la factura electrònica aporta grans avantatges en l´operativa diària de les empreses:

• Digitalització i optimització de les relacions empresarials
• Reducció de temps i costos
• Augment de la productivitat
• Major seguretat i fiabilitat de les transaccions electròniques
• Reducció de la morositat en les operacions comercials
• Traçabilitat i control de pagaments entre empreses i autònoms
• Reducció d´errors humans gràcies a l´automatització de processos

Calendari d´implementació de la factura electrònica

La norma estableix un període de 6 mesos des de la publicació de la llei perquè les administracions implicades determinin els requeriments tècnics i d´informació a incloure en la factura electrònica.

Els aspectes relatius al pagament (registre de dates i períodes mitjans de pagament), els requisits a complir pels prestadors de solucions tecnològiques que permetin la interoperabilitat entre ells, o qüestions sobre seguretat, control o estandardització de dispositius i sistemes informàtics, seran els eixos sobre els quals es desenvoluparan les especificacions tècniques del projecte.

Una vegada publicades aquestes especificacions, les empreses comptaran amb diferents terminis d´implementació en funció del seu volum de facturació:

• Per a les empreses la facturació anual de les quals superi els 8 milions d´euros, el termini d´implementació és d´1 any una vegada publicada en el BOE la Llei “Crea i Creix”.

• Per a la resta de les empreses, la facturació de les quals sigui inferior als 8 milions d´euros, el termini d´implementació s´amplia als 2 anys després de la publicació de la Llei en el BOE.

Les sancions per als autònoms que incompleixin la normativa sobre la factura-e

Si ets autònom, tindràs marge suficient per a adaptar-te a la nova realitat de les factures electròniques (fins a 2025, tret que facturis més de 8 milions d´euros).