En la gesti\u00f3n empresarial hay que tener claro durante cu\u00e1nto tiempo hay que conservar cualquier tipo de documentaci\u00f3n de la sociedad (libros, facturas, cuentas, actas, contratos…) para cumplir con toda la normativa y evitar ser sancionados.<\/p>\n
La obligaci\u00f3n de conservar la documentaci\u00f3n de una empresa va a variar en funci\u00f3n de la normativa ante la que estemos. Vamos a intentar arrojar un poco de luz a toda esta diversificaci\u00f3n de legislaci\u00f3n:<\/p>\n
El art\u00edculo 30 del C\u00f3digo de Comercio, establece la obligaci\u00f3n de conservar durante 6 a\u00f1os los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), as\u00ed como los no obligatorios (por ejemplo, el mayor, los registros de IVA, etc.), adem\u00e1s de la documentaci\u00f3n y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los mismos (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc.). El t\u00e9rmino fijado empieza a contar a partir del \u00faltimo asiento realizado.<\/p>\n
La Ley General Tributaria establece un plazo de cuatro a\u00f1os para guardar los archivos. El per\u00edodo empieza a contar desde que finaliza el plazo voluntario de presentaci\u00f3n de cada impuesto.<\/p>\n
No obstante, en los supuestos de cr\u00e9ditos fiscales (por ejemplo, bases imponibles negativas) se fija la posibilidad por parte de la Administraci\u00f3n de comprobar y requerir la informaci\u00f3n necesaria referida a esos per\u00edodos ya prescritos, es decir, en estos casos existe obligaci\u00f3n de mantener la documentaci\u00f3n.<\/p>\n
Por ejemplo, si un bien se amortiza en 15 a\u00f1os, deber\u00e1 conservar su factura de compra no durante cuatro a\u00f1os, sino hasta los cuatro a\u00f1os siguientes al \u00faltimo periodo en que se aplic\u00f3 la amortizaci\u00f3n, es decir, durante 19 a\u00f1os.<\/p>\n
El plazo de prescripci\u00f3n de las infracciones en el \u00e1mbito laboral es de tres a\u00f1os, mientras que las relacionadas con la seguridad social prescriben a los cinco a\u00f1os.<\/p>\n
La documentaci\u00f3n a conservar se circunscribe en materia de filiaci\u00f3n a bajas, justificantes de pagos salariales, contratos de trabajo o registros de jornada laboral.<\/p>\n
El empresario deber\u00e1 conservar los res\u00famenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo m\u00ednimo de cuatro a\u00f1os.<\/p>\n
La obligaci\u00f3n gen\u00e9rica de conservaci\u00f3n se establece durante un plazo de diez a\u00f1os.<\/p>\n
La obligaci\u00f3n de conservar durante un plazo de diez a\u00f1os los documentos o registros que acrediten la aplicaci\u00f3n de los fondos en los diferentes proyectos.<\/p>\n
Los justificantes bancarios, documentos originales justificativos de la aplicaci\u00f3n de los fondos recibidos, certificados, etc. hay que conservarlos durante el periodo de justificaci\u00f3n de la subvenci\u00f3n. Si la subvenci\u00f3n se financia con participaci\u00f3n de fondos europeos, el plazo es de 3 a\u00f1os a partir del 31 de diciembre siguiente a la presentaci\u00f3n de las cuentas en las que est\u00e9n incluidos los gastos de la operaci\u00f3n. Las facturas deben conservarse 6 a\u00f1os. En las subvenciones de inmovilizado, lo mejor es conservar toda la documentaci\u00f3n durante 10 a\u00f1os. En todo caso, hay que consultar las bases de la subvenci\u00f3n, por si disponen el periodo de conservaci\u00f3n de los documentos que puedan ser objeto comprobaci\u00f3n o control administrativo.<\/p>\n
1. Escrituras de constituci\u00f3n, los estatutos sociales.<\/p>\n
2. La elevaci\u00f3n de acuerdos sociales.<\/p>\n
3. El otorgamiento o la renovaci\u00f3n de poderes.<\/p>\n
4. La compraventa de participaciones, activos o acciones.<\/p>\n
5. Las escrituras de disoluci\u00f3n o liquidaci\u00f3n.<\/p>\n
6. Libros de Actas.<\/p>\n
Por otro lado, est\u00e1n las variaciones censales, las actas de inspecci\u00f3n, los libros de visitas, los contratos privados, los documentos de pr\u00e9stamos participativos o prendas de acciones….<\/p>\n
Por \u00faltimo, la documentaci\u00f3n acreditativa de las licencias o autorizaciones de cualquier tipo (licencias municipales de obras, de vado…), as\u00ed como del cumplimiento de obligaciones legales (inspecci\u00f3n t\u00e9cnica de edificios, etc.).<\/p>\n
El art. 131 del C\u00f3digo Penal establece 10 a\u00f1os para conservar la documentaci\u00f3n fiscal y laboral relacionada con delitos contra la Seguridad Social o Hacienda, ya que \u00e9stos prescriben a los 10 a\u00f1os los delitos cuando la pena es la prisi\u00f3n o inhabilitaci\u00f3n por m\u00e1s de 5 a\u00f1os y menos de 10. Por tanto, en un proceso penal se podr\u00eda exigir documentaci\u00f3n laboral y fiscal con 10 a\u00f1os de antig\u00fcedad.<\/p>\n
Hay que guardarla todo el tiempo que sea necesario para poder ejercer ciertos derechos o hacer frente a eventuales reclamaciones. Os recuerdo algunos plazos de prescripci\u00f3n seg\u00fan el C\u00f3digo Civil: 6 a\u00f1os: acciones reales sobre bienes muebles; 15 a\u00f1os: acciones personales sin t\u00e9rmino especial de prescripci\u00f3n; 20 a\u00f1os: acci\u00f3n hipotecaria; 30 a\u00f1os: acciones reales sobre bienes inmuebles.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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